Dein Leitfaden für das ultimative Sommerfest: in 5 Schritten zum unvergesslichen Firmenfest 

Firmenfest
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Der Sommer naht und es ist an der Zeit, die Mitarbeitenden zu belohnen – mit einem unvergesslichen Sommerfest, das alle in Erstaunen versetzen wird! Nun liegt es an dir, die Initiative zu ergreifen und ein Ereignis zu organisieren, das die Herzen höher schlagen lässt und die Teambindung stärkt. Mit diesen Tipps schaffst du das – ganz bestimmt. 

Inhalt

    Warum ein Sommerfest?

    Sommerfeste sind nicht nur eine Gelegenheit, um dem Büroalltag zu entfliehen und die Sonne zu genießen. Sie sind auch eine Möglichkeit, das Team näher zusammenzubringen, neue Verbindungen zu knüpfen und das Arbeitsumfeld aufzulockern. Ein Sommerfest ist wie eine frische Brise, die neue Energie in die Arbeitsatmosphäre bringt und das Engagement der Mitarbeiter:innen steigert.

    Doch, wie organisierst du nun das perfekte Sommerfest?

    Schritt 1: Planung ist alles!

    Hol die Kolleg:innen und Mitarbeiter:innen ins Boot und überlegt gemeinsam nach Ideen und Aktivitäten für das Sommerfest. So fühlt sich jede:r als Teil des Teams und wird wahrgenommen. Das ist gelebte Partizipation und Mitbestimmung jedes Einzelnen. Damit wird ein wichtiger Teil der Mitarbeiterbindung abgedeckt. Denn wenn die Wünsche der Mitarbeiter:innen gehört und sogar umgesetzt werden, fühlen sie sich respektiert und wertgeschätzt.

    Du wirst erstaunt sein, welche kreativen Ideen an dich herangetragen werden

    Grundlage für euer Firmenevent ist die Frage:  Was ist der kleinste gemeinsame Nenner? Damit meine ich Interessen, Abneigungen, körperliche Verfassung und zeitliche Kapazitäten. Das ist das Minimum, das abgedeckt werden muss.

    Biete darüber hinaus noch weitere Möglichkeiten oder Varianten an. Damit stellst du sicher, dass die Wünsche der Mitarbeiter:innen bei der Planung berücksichtigt wurden. Wer möchte, kann auf das Zusatzprogramm zugreifen. So stärkst du zusätzlich die individuelle Entscheidungsfreude und die Teamdynamik im Gesamten.

    Weitere wichtige Punkte bei der Planung sind das Datum in Kombination mit der Location, siehe dazu auch den nächsten Schritt. Behalte dabei das Budget im Auge – es muss nicht extravagant sein, um unvergesslich zu bleiben.

    Hinweis

    Nur weil es teuer ist, muss es noch lange nicht gut sein. Manchmal lohnt es sich aber auch, in etwas besonderes zu investieren. Es gibt viele Dinge, die gratis sind und wenig kosten und echten Mehrwert bringen. Wäge Nutzen und Kosten gegeneinander ab. Halte die Augen offen und bleib neugierig. 

    Schritt 2: Die Location macht den Unterschied

    Die Wahl der Location ist der Schlüssel zu einem unvergesslichen Sommerfest. Sie kann das Herzstück des Events sein und den Ton für die gesamte Feier geben. Wenn du nach der perfekten Location suchst, denke daran, dass sie den Charakter deines Teams widerspiegeln und genügend Platz für alle bieten sollte. Sei es auf dem Land, am Strand oder in einer coolen Eventlocation.

    Wo auch immer dich deine Suche hinführt, sei mutig und kreativ bei der Auswahl der richtigen Location. Nutze das Internet, um nach Veranstaltungsräumen, Parks oder Stränden in deiner Nähe zu suchen. Frage auch Freunde, Kollegen oder lokale Unternehmen nach Empfehlungen – diese Quellen bieten dir einen großen Fundus.

    Am besten besuchst du den Ort selbst. Erlebe die Atmosphäre, spüre die Energie des Ortes und vergewissere dich, dass er alle deine Erwartungen erfüllt. Vielleicht entdeckst du sogar unerwartete Details, die das Sommerfest noch spezieller machen.

    Hinweis

    Denk an ausreichend Schattenplätze und/oder eine Alternative bei schlechtem Wetter – entweder eine Location, die beides bietet oder einen Ausweichtermin. 

    Geheimtipp

    Genügend Platz bedeutet nicht zwangsläufig weite Flächen. Je nach Event und Hintergrund plane mit der Fläche etwas geiziger. Nichts ist schlimmer als weitläufige Fläche “auf denen sich die Menschen verlieren”. Du bekommst sie nicht mehr zusammen. Die Energie und Stimmung verpufft. 

    Je weniger Luft zwischen den einzelnen Gruppen, desto besser hält sich die positive Energie und Stimmung. 

    Spiel und Spaß
    Foto von Priscilla Du Preez auf Unsplash

    Schritt 3: Spaß und Spiele

    Sorge für Unterhaltung! Von klassischen Spielen wie Bogenschießen und Minifgolf bis hin zu Teamaktivitäten wie einer Schnitzeljagd oder einem Krimi-Rollenspiel, die Möglichkeiten sind endlos. Spiele und Aktivitäten sind das Herzstück jedes Events und können die Atmosphäre von gut zu großartig verwandeln. Lass die Kreativität fließen und finde etwas, das zu deinem Team passt.

    Inspiration: Das Krimi-Rollenspiel „Das Lächeln der Senta – ein Oktoberfest-Krimi“

    Tauche ein in die Welt der bayerischen Traditionen und erlebe ein Krimi-Rollenspiel wie kein anderes. Bei Das Lächeln der Senta – ein Oktoberfest-Krimi können deine Kollegen in verschiedene Rollen schlüpfen und den Fall lösen, während sie köstliche bayerische Spezialitäten genießen und sich in Dirndln und Lederhosen kleiden. Es ist die perfekte Mischung aus Spannung, Spaß und Teamarbeit – genau das, was dein Sommerfest braucht!

    Neben Spielen gibt es noch viele andere Möglichkeiten, um das Sommerfest zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen. Hier sind einige Ideen:

    • Live-Unterhaltung: Engagiere eine Band, einen DJ oder andere Live-Künstler, um für zusätzliche Unterhaltung zu sorgen. Das kann eine ausgelassene Atmosphäre schaffen und die Stimmung auf dem Fest anheizen.
    • Thematische Aktivitäten: Wähle ein bestimmtes Thema für dein Sommerfest und richte die Aktivitäten und die Dekoration danach aus. Ob Hawaii, Western, Retro oder tropisches Paradies – ein Themenfest kann die Fantasie anregen und zu einem einzigartigen Erlebnis werden.
    • Kulinarische Erlebnisse: Biete eine Vielfalt an Speisen und Getränken an, die den Gaumen verwöhnen. Von einem Grillfest mit saftigen Steaks und gegrilltem Gemüse bis hin zu einem Food Truck Festival mit internationalen Köstlichkeiten – die Möglichkeiten sind endlos.
    • Entspannungsbereiche: Schaffe Bereiche, in denen sich deine Kollegen entspannen und erholen können. Ob Lounge-Bereiche mit bequemen Sitzgelegenheiten, Hängematten unter schattigen Bäumen oder sogar eine Massagestation – sorge dafür, dass sich deine Gäste rundum wohlfühlen.

    Die Auswahl der Aktivitäten hängt davon ab, was am besten zu deinem Team und dem Thema des Sommerfestes passt. Sei kreativ, denke über den Tellerrand hinaus und mache das Fest zu einem unvergesslichen Erlebnis für alle Beteiligten.

    Schritt 4: Kulinarische Köstlichkeiten

    Essen ist der Klebstoff, der jedes Fest zusammenhält. Neben dem Vergnügen gibt es auch einige wichtige Überlegungen, die du bei der Planung des kulinarischen Teils des Festes beachten solltest.

    Zunächst einmal ist es wichtig, eine abwechslungsreiche Auswahl an Speisen und Getränken anzubieten, die den unterschiedlichen Vorlieben und Ernährungsbedürfnissen der Gäste gerecht wird. Von herzhaften Grillgerichten über leichte Salate bis hin zu vegetarischen und veganen Optionen – achte darauf, dass für jeden Geschmack etwas dabei ist.

    Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Budget. Essen kann ein großer Kostenfaktor sein, aber es gibt Möglichkeiten, die Kosten zu senken, ohne auf Qualität zu verzichten. Eine Möglichkeit ist, ein Buffet oder ein BBQ anzubieten, bei dem sich die Gäste selbst bedienen können. Das spart nicht nur Geld, sondern gibt den Gästen auch die Möglichkeit, genau das zu wählen, was ihnen schmeckt.

    Und vergiss nicht die Getränke! Neben alkoholischen Getränken solltest du auch eine Auswahl an alkoholfreien Getränken wie erfrischenden Säften, Limonaden und ausreichend Wasser bereithalten, damit alle Gäste gut versorgt sind. Bei den Getränken gilt die Devise:  Lieber zu viel als zu wenig! Das gilt eigentlich auch für das Essen 😉

    Schließlich geht es beim Essen nicht nur darum, den Hunger zu stillen, sondern auch darum, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen, in der sich deine Gäste wohlfühlen und gemeinsam genießen können. 

    Kulinarik
    Foto von Priscilla Du Preez auf Unsplash

    Schritt 5: Erinnerungen schaffen und die Erfahrungen bewahren

    Last but not least: Vergiss nicht, den Tag festzuhalten! Aber wie kannst du sicherstellen, dass die Erinnerungen an dein Sommerfest auch noch Wochen später lebendig bleiben? Hier sind einige Möglichkeiten, wie du die Erinnerungen an dein Sommerfest festhalten und mit anderen teilen kannst:

    • Fotografie und Videografie: Beauftrage einen professionellen Fotografen oder Videografen, um die Höhepunkte des Festes festzuhalten. Diese Bilder und Videos können später geteilt werden, um die Erinnerungen an die Veranstaltung wieder aufleben zu lassen.
    • Dokumentation und Feedback: Erstelle eine Dokumentation des Sommerfestes, die Details zur Planung, eine Liste der Dienstleister und Feedback der Teilnehmer enthält. Diese Informationen können für zukünftige Veranstaltungen nützlich sein und dazu beitragen, dass das nächste Fest noch besser wird.
    • Social Media: Teile die besten Momente des Sommerfestes auf Social Media Plattformen wie Instagram, Facebook oder LinkedIn. Verwende Hashtags und Markierungen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Möglichkeit haben, die Erinnerungen zu sehen und zu teilen.

    Hinweis

    Die Fähigkeit, ein unvergessliches Sommerfest zu organisieren und in Erinnerung zu behalten, sendet eine starke Botschaft an potenzielle Mitarbeiter. Es zeigt, dass das Unternehmen nicht nur ein Ort ist, an dem produktiv gearbeitet wird, sondern auch ein Ort, an dem Gemeinschaft und Wertschätzung eine wichtige Rolle spielen. Dies kann potenzielle Mitarbeiter dazu ermutigen, sich dem Team anzuschließen, da sie sehen, dass sie nicht nur Teil eines Unternehmens, sondern auch Teil einer herzlichen und einladenden Gemeinschaft werden können.

    Fazit

    Ein unvergessliches Sommerfest ist eine wunderbare Gelegenheit, den Teamgeist zu stärken und gemeinsame Erinnerungen zu schaffen. Hier sind die 5 wichtigsten Schritte nochmal zusammen gefasst:

    1. Planung ist alles: Setze dich mit dem Team zusammen und sammle Ideen für das Fest.
    2. Die Wahl der perfekten Location: Wähle eine Location, die den Charakter des Teams widerspiegelt und genügend Platz bietet.
    3. Spaß und Spiele: Biete eine Vielfalt von Aktivitäten an, die für jeden Geschmack etwas bieten.
    4. Kulinarische Köstlichkeiten: Sorge für eine Auswahl an Speisen und Getränken, die die Gäste begeistern.
    5. Erinnerungen schaffen und bewahren: Dokumentiere das Fest und teile die Erinnerungen, um die Magie des Moments lebendig zu halten.

    Mit diesen Schritten kannst du sicherstellen, dass dein Sommerfest zu einem unvergesslichen Ereignis wird, das nicht nur das Team zusammenbringt, sondern auch potenzielle Mitarbeiter beeindruckt.

    Also, worauf wartest du noch? Es ist Zeit, das Sommerfest der Sommerfeste zu planen und die Kolleg:innen mit einem Event zu überraschen, das sie nie vergessen werden. Das Team hat es verdient. Feiert gemeinsam den Erfolg eurer gemeinsamen Reise!

    Bleib neugierig,

    deine Anja 🌺

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